Anteriormente, Microsoft comercializaba su paquete de productividad, compuesto principalmente por Word, Excel y PowerPoint, con el nombre de Microsoft Office. Sin embargo, en los últimos años, la compañía ha venido evolucionando hacia un modelo de suscripción, dando lugar a lo que hoy en día se conoce como Microsoft 365 (u Office 365, si lo prefieres).
¿Y qué es el Office 365? Básicamente, una suscripción que no solo incluye las aplicaciones de Office de toda la vida, sino también toda una serie de servicios basados en la nube, como almacenamiento en OneDrive y correo electrónico con Outlook.
¿Y todo esto para qué? Pues uno de los principales beneficios de Microsoft 365 es que garantiza el acceso constante a las versiones más actualizadas de las aplicaciones y servicios, además de ofrecer una excelente relación calidad-precio.
En este artículo, te explicaremos en detalle las diferentes opciones de suscripción que existen para Microsoft 365 y te daremos algunos consejos para que puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
¿Qué incluye la licencia de Microsoft Office 365?
Microsoft Office ha evolucionado un montón desde sus primeras versiones, las cuales se centraban en las tres aplicaciones básicas de Office. Hoy en día, el paquete de suscripción Microsoft 365 ofrece alrededor de diez programas, útiles tanto para usuarios domésticos como para profesionales, superando en gran medida las capacidades de las versiones gratuitas.
- Word: el famoso procesador de textos de Microsoft, es una herramienta indispensable para la creación y edición de documentos de todo tipo. El programa ofrece una gran variedad de funciones que permiten dar formato a texto, insertar imágenes y tablas, y crear documentos profesionales de alta calidad, incluso libros.
- Excel: es el programa de hojas de cálculo más utilizado a nivel mundial, gracias a su potente motor de cálculo y sus múltiples funciones para el análisis de datos. Con Excel puedes realizar cálculos complejos, crear gráficos y tablas dinámicas, así como gestionar grandes cantidades de información de manera eficiente.
- PowerPoint: no es tan popular como Word y Excel, pero si que es el programa más utilizado para crear presentaciones visuales impactantes. Con PowerPoint puedes diseñar diapositivas personalizadas, incorporar elementos multimedia y animar los contenidos para hacer presentaciones súper atractivas.
- OneDrive: con un TB de espacio en la nube, OneDrive pasar a ser una especie de disco duro casi infinito al que puedes acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet. OneDrive te permite guardar tus archivos (documentos, fotos, videos, etc.) en la nube para que siempre los tengas a mano y puedas compartirlos fácilmente.
- Outlook: uno de los mejores programas de correo electrónico para todo tipo de usuarios. Con Outlook puedes organizar tus correos electrónicos, programar reuniones, gestionar tu calendario y mucho más. Es como tener una agenda digital completa, y con 50 GB de almacenamiento, las posibilidades son enormes.
- OneNote: funciona como una especia de cartelera de anuncios en donde puedes organizar toda tu información de forma visual y creativa. ¿Buscabas un cuaderno en donde poder anotar tus ideas, recortes de internet, imágenes y notas de voz en forma ilimitada? OneNote es para ti.
- Clipchamp: si te gusta grabar vídeos con tu teléfono móvil, Clipchamp es ese programa de edición de video fácil de utilizar con el que puedes hacer un poco más con tus videos: puedes editarlos, cortarlos, añadir música y efectos especiales. Excelente herramienta para crear presentaciones o videos caseros.
- Publisher: aunque Word es excelente para crear documentos, no es la mejor opción para imprimirlos. Para eso está Publiser. Se trata de un programa de autoedición con el que puedes producir materiales impresos, como carteles, folletos, tarjetas de presentación y más. Luego puedes imprimir todo en forma profesional, sin necesidad de ser uno.
- Access: aunque se suele asociar con entornos empresariales, Access te permite crear bases de datos personalizadas de forma relativamente sencilla. Puedes usarlo para organizar colecciones, gestionar proyectos o crear pequeñas aplicaciones sin necesidad de ser un programador experto.
- Editor: se trata de un asistente de escritura basado en inteligencia artificial que puede ayudarte a redactar textos más claros y concisos. Además, Editor está integrado en Word y Outlook para sugerirte mejoras en el lenguaje, corregir errores ortográficos y gramaticales, y ayudarte a encontrar sinónimos.
- Forms: si lo que necesitas es recopilar opiniones o datos de otras personas, Microsoft Forms te permite crear encuestas y cuestionarios de forma rápida y sencilla. Con esta útil herramienta puedes personalizar las preguntas, recopilar respuestas y generar informes.
- Skype: aunque su popularidad no se compara con la de herramientas como WhatsApp, Skype sigue siendo una excelente opción para realizar llamadas internacionales a bajo costo. Con una suscripción a Microsoft 365, tienes a tu disposición minutos gratuitos cada mes para llamar a numerosos países.
¿Qué tipo de suscripción elegir?
Microsoft 365 viene en dos versiones para usuarios domésticos: Personal y Familiar. Ambas ofrecen acceso a las aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), pero tienen algunas diferencias clave:
- Número de usuarios: Personal (1 usuario), Familiar (hasta 6 usuarios)
- Espacio en OneDrive: 1 TB por persona en ambas suscripciones.
- Minutos de Skype: 60 minutos por persona en ambas suscripciones.
- Dispositivos: puedes instalar las aplicaciones de Office en hasta cinco dispositivos por persona.
- Precio: Familiar resulta más económica por usuario si se comparte con varias personas.
Tip: es más económica y conveniente la versión familiar.Aunque la suscripción Familiar está diseñada para varios usuarios, puede ser una opción interesante incluso para usuarios individuales por lo siguiente:
- Más almacenamiento: si sumas el espacio de las seis cuentas, tienes acceso a 6 TB de almacenamiento en la nube.
- Más copias de seguridad: puedes utilizar cada cuenta para hacer copias de seguridad de diferentes dispositivos o carpetas, lo que te brinda mayor seguridad y control.
- Puedes compartir el costo: puedes compartir la suscripción con otros y dividir el costo. Además, el administrador (el que adquirió la suscripción originalmente) no tiene acceso a los datos de los demás, así que la privacidad está garantizada.
Suscripciones para empresas
Microsoft 365 ofrece varias opciones de suscripción para empresas, cada una diseñada para satisfacer diferentes necesidades. Aquí te presentamos un resumen.
- Business Basic: ideal para equipos pequeños que necesitan acceso a las aplicaciones de Office en línea y móvil.
- Business Standard: perfecto para empresas que requieren las aplicaciones de Office de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, etc.) además de las versiones en línea y móvil.
- Business Premium: incluye todas las funcionalidades de Standard, pero añade herramientas avanzadas de seguridad, colaboración y productividad, como Teams, SharePoint y Exchange.
- Business Applications: diseñado para aquellos que solo necesitan las aplicaciones de escritorio de Office y almacenamiento en la nube (incluye 1 TB de almacenamiento en OneDrive).
¿Qué hay que tomar en cuenta al elegir un plan?
- Tamaño de la empresa: el número de usuarios que necesitarán acceso a las aplicaciones.
- Necesidades de colaboración: herramientas específicas para trabajar en equipo de forma eficiente.
- Seguridad: ¿necesita la organización proteger sus datos con herramientas de seguridad avanzadas?
- Presupuesto: compara los precios y las características de cada plan para encontrar la opción más adecuada.
Y en caso de que seas “freelancer” o autónomo, los planes empresariales de Microsoft 365 también son ideales para trabajadores independientes que necesitan las herramientas de Office y también desean gestionar su correo electrónico de forma eficiente.
La licencia independiente ya no es tan buena opción
Si no deseas pagar una suscripción mensual y solo te interesa poder utilizar Word, Excel y PowerPoint, Office Home & Student 2024 puede ser tu opción. Pagas $149.99 una vez y lo tienes, pero ten en cuenta que no incluye Outlook ni servicios en la nube, además de que no se actualiza automáticamente: Eso quiere decir que las nuevas funciones llegarán con versiones nuevas.
Por otro lado, también resulta más caro a largo plazo si lo comparamos con el precio de una suscripción. Aun así, una licencia independiente puede ser ideal para estudiantes y usuarios básicos que solo necesitan herramientas sencillas o para equipos sin conexión a internet.
Soporte
Los usuarios gratuitos tendrán que buscar soluciones por su cuenta en los documentos y foros de soporte de Microsoft. Sin embargo, los usuarios por suscripción si podrán acceder a soporte técnico personalizado a través de chat o teléfono.
Este beneficio no solo cubre las aplicaciones de Microsoft 365, sino también Windows 10 y 11. Esto quiere decir que ante cualquier eventualidad, podrás hablar directamente con un técnico.
Los usuarios que hayan comprado una licencia individual de Office también cuentan con soporte técnico por chat, pero no por teléfono.
¿Es muy mala la cuenta gratuita?
Aunque Microsoft 365 mediante suscripción ofrece muchas ventajas, no es necesario pagar por una para disfrutar de algunas de sus herramientas. También puedes optar por una cuenta de Microsoft gratuita y tener acceso a:
- Aplicaciones web de Office: esto incluye los programas de Word, Excel y PowerPoint en tu navegador, con las funciones básicas para crear y editar documentos.
- OneDrive: 5 GB de almacenamiento en la nube para guardar tus archivos y sincronizarlos entre dispositivos.
- Outlook.com: Un servicio de correo electrónico gratuito con 15 GB de almacenamiento y una app móvil compatible con otros servicios (Gmail, iCloud, etc.).
- Skype y Teams: Para videollamadas y chatear con amigos y familiares.
Para finalizar
Microsoft 365 se adapta a las necesidades de cualquier usuario, desde estudiantes hasta profesionales. Con una amplia gama de aplicaciones y servicios, te brinda la flexibilidad de trabajar en línea o sin conexión, en tu computadora, tableta o teléfono móvil. Es una solución versátil y accesible que simplifica tu día a día.